Compartimos este tutorial tan necesario estos días…
por Gabriel Gómez Fiori, Director de Nuevaregion.com
Estamos en una época con nuevas formas de interactuar en los diversos ámbitos de nuestra vida. Ahora pueden ser virtuales las reuniones de trabajo, de amigos, de estudio, familia, clubes, las consultas para comprar algo y hasta los intentos de encontrar pareja!.
Siempre nos hemos preparado para las diversas situaciones. Nos vestimos acorde al tipo de encuentro, nos peinamos, maquillamos, usamos accesorios, etc. En síntesis nos preparamos para la reunión del modo que nos parezca más adecuado.
Hoy la «telepresencia» o «presencia virtual» ha llegado y se va consolidando. Entonces necesitamos adaptar lo que ya sabemos a esta nueva forma de comunicación. Y también es necesario incorporar nuevos hábitos y algunos conocimientos técnicos. porque…
Ahora la atención a «cómo nos ven los demás» incluye también «cómo aparecemos en sus pantallas».
Compartimos estos Tips/Consejos que nos pueden servir para tener una mejor presencia en las reuniones virtuales y videollamadas:
PRIMERO VEAMOS LO BÁSICO:
APROVECHAR LOS BUENOS EJEMPLOS. Observar cómo lo hacen otros.
Una forma rápida de aprender, es observar. Miramos mucha televisión y tenemos frente a los ojos detalles técnicos que ahora debemos aprender a reconocer. Lo mismo pasa en las reuniones virtuales. En los informativos de TV, por ejemplo, podemos ver que las personas siempre están bien «arregladas», «iluminadas», y bien «encuadradas». En la reuniones virtuales, en cambio, mientras algunos aparecen muy bien otros lucen descuidados, o su imagen es borrosa, u oscura, o mal posicionados, o todo ello junto!. Entonces:
Aspecto, Nitidez y Posición. Estos son los requisitos principales para aplicar a las reuniones virtuales.
ASPECTO: Se refiere a cómo lucimos nosotros mismos, y también a cómo luce todo lo que se ve alrededor de nuesra imagen. CUIDADO con lo que está detrás. Lo ideal es tener nuestro «rincón virtual», dedicar un sector de la vivienda u oficina donde podemos controlar que no haya «nada fuera de lugar» ni espacio donde otros puedan pasar por detrás accidentalmente.
NITIDEZ: A) La lente de la cámara debe estar limpia. Sobre todo los celulares tienden a acumular grasitud y polvillo. Con cuidado mantener limpias las cámaras, lo que servirá para fotos, videos y las reuniones virtuales. B) Iluminación de frente: NUNCA debe haber detrás nuestro una fuente de luz intensa. Un error habitual: ventanas abiertas o lámparas que «ciegan» la cámara haciendonos ver oscuros y difusos.
POSICIÓN/Encuandre: Nuestra cabeza SIEMPRE debe estar en la mitad superior de la pantalla. En reuniones habituales de grupos uno aparece desde el pecho hacia arriba. Si aparecemos más alejados o de cuerpo entero, siempre la escena debe respetar que «encima» no debe haber casi nada de espacio salvo alguna excepción que lo justifique unos segundos.
Reflexión: Estos cuidados NO son por «vanidad». Son necesarios para que las cosas salgan bien en lo técnico y cuando nos toque hablar nuestro mensaje sea escuchado sin distracciones. También es por respeto a los demás. Así como preparamos nuestra imagen personal, también es mejor preparar la escena que contendrá nuestra imagen durante la transmisión. Son nuevos hábitos sociales que poco a poco se van haciendo costumbre en esta nueva normalidad de las reuniones virtuales.
Algunos TIPS puntuales:
1. CONEXIÓN DE INTERNET:
Para una reunión virtual exitosa, es imprescindible tener Buena conexión a internet. Lo primero a considerar es tener una conexión estable. Sin cortes, y con la mayor velocidad posible de bajada y de subida. Todos saben cuál es su velocodad de bajada, pero pocos conocen su velocidad «de subida» y de esto depende la calidad de imagen y sonido que uno puede transmitir. Lo principal es que no haya cortes y luego, la mayor velocidad posible. Cuidado: Si tenemos ADSL por cable telefónico, testear con aplicaciones como speedtest.net tanto la línea fija como el celular. Suele pasar que los celulares tienen más velocidad de «subida» que el ADSL y en reuniones importantes convendría compartir internet desde los datos del celular. En ese caso asegurarse de que se dispone de suficientes «gigas». Las conexiones por fibra óptica suelen dejar en el olvido todo esto, pero hay sorpresas. Mejor también testearlas para saber bien sus velocidades y estabilidad.
2. ORGANIZAR BIEN EL ESPACIO
Trata de limpiar y organizar muy bien el «fondo» de tu espacio para que no hayan distracciones. No querrás estar entre los famosos ejemplos… prendas íntimas colgadas por ahí, o que pase alguien por detrás recién salido de la ducha, etc etc 🙂
3. LIMPIAR EL LENTE DE LA CÁMARA
Limpiar la cámara tiene que ser un hábito. Habrás notado que te mandan videos o fotos borrosas, como fuera de foco, opacas, colores raros, incluso con celulares caros y de alta gama! Pues es que la cámara está sucia!. Casi siempre tiene una fina capa de grasitud de las propias manos y ahí se pega el polvillo ambiental. Con mucho cuidado puedes usar una tela o gamuza, algodón, un paño con alcohol, una toalla de microfibra, siempre algo suave cuidando de no rayar la lente. Por ejemplo el material que se usa para limpiar los lentes recetados. Tus fotos y Videos se verán Mucho Mejor!.
4. MANTENER LA CÁMARA FIJA – INMÓVIL
Habrás notado la molestia que causa una cámara que todo el tiempo se mueve. Desconcentra. distrae, hasta puede llega a irritar a quienes nos miran, y olvídate de que te escuchen con atención. Si queremos proyectar una imagen sólida y de buena calidad, el primer paso es que nuestra cámara esté fija, quieta. Las webcams en las computadoras de escritorio o notebooks no nos darán ese problema. Pero si usamos celulares, por favor que estén montados en un trípode o algún tipo de agarre con adaptador para el celular. Si debemos improvisar, podemos usar un apoyo con libros, piedras, una caja de cartón, el pliegue de un bolso, lo que sea para poder dejar quieto el celular y en un ángulo aceptable.
5. OPTIMIZAR EL ÁNGULO DONDE APUNTA LA CÁMARA
No quieres que tu papada ocupe el primer plano ni aparecer deforme, cierto? 🙂 Mejor EVITAR las tomas desde abajo. La cámara debería estar de frente, a la altura aproximada de nuestra nariz o boca. Apuntada levemente hacia abajo. Algunos recomiendan con simpleza que el celular, o la webcam de la compu, estén a la altura de los ojos, como si tuviéramos que tomarnos una foto tipo pasaporte. Pero recuerda que la cabeza debe estar en la mitad superior de la imagen sin dejar espacios inútiles. Por eso lo de apuntar levemente hacia abajo, lo que a su vez estiliza. 😉
6. ILUMINAR SOBRE TODO DE FRENTE
Muy pocas personas toman en cuenta algo tan importante como la correcta iluminación. Lo que NO se debe hacer: Nunca tener fuertes luces detrás. La cámara NO debe captar luces fuertes directas. Esto ciega la cámara y nos hace ver oscuros y difusos. Cuidado si en la escena hay ventanas con luz de día; mejor cerrarlas salvo que tengas cortinas bien opacas. NO tener únicamente una luz cenital (en el techo sobre nuestras cabezas). Una sola luz desde arriba proyectará sombras en nuestro rostro y resaltará justo lo que menos queremos, como arrugas o párpados hinchados. También hará brillar la piel de la frente y más aún en quienes tienen poco cabello. Por eso en los canales de TV usan un maquillaje básico para «matar los reflejos». Si sólo tenemos una luz en el techo, busquemos una solución. Podemos colocar algunos materiales que hagan rebotar la luz y se compense? podemos cambiar la posición para que esa luz nos dé más o menos de frente?
LO IDEAL: tener iluminación difusa que nos llegue de todos lados y sobre todo de frente. Mejor si hay reflectores LED de luz blanca, pero puede bastar con apuntar hacia la pared una o varias luces de escritorio, veladores, etc para generar ese ambiente claro que necesitamos. Hagamos pruebas. Está bien filmarse y experimentar variantes para el espacio y posición desde donde haremos la transmisión. Debemos lograr la combinación que mejor nos muestra en nitidez y colores.
7. CUIDAR EL ASPECTO Y AVISAR !
MEJOR ENTRAR A LAS REUNIONES VIRTUALES CON VIDEO Y MICRÓFONO APAGADO.
SIEMPRE, ANTES DE TRANSMITIR, mírate al espejo para asegurar que te has aseado, peinado y vestido adecuadamente. A veces las reuniones nos toman recién levantados o muy cansados…
Vístete y también la parte de abajo! 🙂 no querrás entrar a la estadística de los que se levantaron del asiento sin apagar la cámara y debajo de la camisa aún estaban en ropa interior o desnudos. Ha pasado!. También debes avisar a quienes están contigo que estarás en reunión. Tanto para que no pasen por detrás como para que no hagan ruidos o te interrumpan mientras hablas.
8. SONIDO SI, RUIDOS NO.
Ya sabes que siempre conviene entrar y permanecer con el micrófono en silencio. «muteado» le dicen en Argentina (transformando el «mute» en verbo o adjetivo). En cualquier momento puede colarse un ruido no deseado, seas tú o alguien más, o las mascotas, o ruidos de la calle. En reuniones numerosas se han escuchado «sonidos fisiológicos» que arruinan el clima del momento. Que no sea tu caso ;-). Es descortés y de principiantes dejar el micrófono activo todo el tiempo. Lo ideal es activar-hablar-desactivar. El Zoom, por ejemplo, en las computadoras y notebooks permite presionar la barra espaciadora para activar el micrófono. Cuando dejas de hablar sueltas la barra y el micrófono vuelve a quedar «muteado» automáticamente. En los celulares existe la opción «Toca para hablar» pero hay que tener cuidado de no moverlo. Experimenta, aprende a usar esas herramientas que por algo las pusieron. A los ejecutivos también les pasó 🙂
9. TU IMAGEN SI, COSAS RARAS NO.
Es descortés estar todo el tiempo con el video apagado, pero peor es que sea vea algo fuera de lugar. Si vas a tocarte la cara, la nariz, rascarte, peinarte, girar en tu silla para atender otra cosa o levantarte para algo, apaga el video antes de dejar de mirar al frente. Es por cortesía y también por precaución. Sabías que un Diputado fue expulsado por esto? Estaba en sesión oficial, desde su casa, y cuando su joven esposa se acercó comenzó a tocarla y besarla de modo íntimo!. Lo ideal es que dejara eso para después de la sesión cierto?… pero si hubiera apagado la cámara nadie se hubiera enterado!. Un caso que irritó no por moralina sino por la torpeza del sujeto y su falta de respeto a los demás. Aprende mirando a los profesionales de la TV. Todos tenemos hábitos como tocarnos la cara varias veces a cada rato, rascarnos, meter un dedo en la nariz o en la oreja. Pues hay que aprender a dividir la atención y llegar a que nos resulte habitual NUNCA hacer eso con la cámara encendida.
10. FONDOS VIRTUALES
Casi todas las aplicaciones de reuniones online ofrecen una función muy útil: Fondos Virtuales. El sistema utiliza rudimentos de inteligencia artificial para reconocer y recortar nuestra silueta de todo lo demás que la cámara capta detrás. Es más común en las computadoras, ya que se requiere bastante potencia y velocidad de proceso. Uno podrá elegir usar como fondo alguna foto o video, o el simple «desenfoque». Lo esencial es que el desorden que pueda haber detrás quede reemplazado o disimulado. A experimentar!
11. MIRAR A LOS DEMÁS, RELAJARSE, SONREIR
Ya has conseguido un buen lugar, una buena iluminación, un buen aspecto, buen encuadre, ahora puedes profundizar otros detalles: Has notado que muchos graban videos de frente pero su mirada va hacia un lateral? es porque miran su propia imagen en vez de a la cámara!. Es un detalle relevante. Ya sabes que te ven bien. Ahora puedes concentrarte en que tu mensaje sea bien recibido y en ser convicente. Por eso es muy importante hacer y mantener un contacto visual con las demás personas en la reunión virtual. Debes mirar la cámara. Sea la webcam o la del celular, apunta ahí tu mirada y los demás sentirán que los miras a los ojos cuando les hablas.
Relajarse frente a la cámara es algo que se aprende haciéndolo. Depende de cosas que ya traemos de antes como la autoestima, la actitud, la determinación. No te preocupes, todos empezamos igual y aunque aparentemos tener gran manejo de cámara, siempre estaremos aprendiendo a soltarnos y poder sonreir mientras hablamos y exponemos nuestros argumentos. Eso también es algo que quizá ya hacíamos antes de las reuniones virtuales, y ahora debemos adaptar a este formato. Anímate a «entrenar», en soledad o con otros. Fílmate, mírate, hazlo de nuevo, experimenta y aprende! 😉
12. EVITAR INTERRUMPIR CUANDO OTRA PERSONA HABLA
Siempre, pero siempre, pide la palabra, así evitarás cortar algo que alguien está diciendo, mantendrás el orden y serás muy cortés. Dice mucho sobre ti saber esperar, ser paciente y argumentar en tu propio turno. Esperar a que quien coordine te de la palabra, o si es una reunión informal, esperar ese silencio adecuado después de que otro terminó de hablar.
13. AL TERMINAR, ASEGÚRATE DE CORTAR / SALIR DE LA REUNIÓN
También hay lista de anécdotas de #MomentosIncómodos por olvidar micrófonos y cámaras abiertas. Podría arruinar una presentación o como mínimo producir una situación vergonzosa.
Siempre chequea que la hayas salido de la reunión virtual. Cada aplicación tiene su modo. Así evitarás que sin querer los demás escuchen algún «pensamiento en voz alta» o vean caras, gestos tuyos o de quienes estaban cerca y «entran en escena» creyendo que nadie más los ve ni escucha.
Y por favor, si estás en reunión virtual, nunca jamás en serio nunca lleves tu celu al baño. Recuerda que Murphi (el de las leyes de Murphi) siempre está alacecho y si de alguna extraña forma tu video y audio se pueden activar juntos, pasará! 🙂
A tu disposición:
Ojalá estos concejos y tips sean de ayuda. ¿Tienes otros que podamos agregar? por favor envíalos y los incluiremos.
QUE TUS REUNIONES VIRTUALES SEAN BRILLANTES Y RECONFORTANTES!
Bonus Track 1:
A continuación verás capturas de pantalla encontradas en el buscador de google. Son reuniones por zoom comunes y corrientes. Observa con cuidado y verás ejemplos de todo lo mencionado arriba. Lo que sí, lo que no y lo que «más o menos». Seguimos aprendiendo 🙂
Bonus Track 2:
Ah!, y crees que exageramos? supones que ya lo has visto todo y a tí nunca te puede pasar porque eres un profesional? mira esta noticia reciente:
