5 S en Oficinas? pero si eso es para fábricas!!

En cuanto estructura organizacional, la empresa debe fundarse sobre cimientos fuertes que le permitan estar protegida ante las condiciones ambientales. Estos cimientos son conocidos desde hace más de 30 años con el nombre de 5S o Housekeeping (*).

Originarias del Japón, las 5S son más que un programa de orden y limpieza. En conjunto, representan una lógica de trabajo, una manera de enfocarse en las tareas cotidianas generando el cambio cultural requerido para sobrevivir en el mercado. Por eso son universales, porque contribuyen a crear disciplinas de trabajo.

Le proponemos una prueba. A continuación hay una serie de preguntas. Si responde afirmativamente a más de 5, entonces está listo para implementar 5S en su oficina.

	Pregunta	Si / No
1	Las personas luchan por encontrar lapiceras, papel carpetas, llaves, etc?
2	Hay cosas tales como carpetas, documentos, equipamiento que no tienen dueño aparente?
3	Usted o sus colegas acumulan lapiceras, clips, revistas viejas en los cajones?
4	Hay papeles o guías telefónicas que ya no se usan y juntan polvo?
5	Hay elementos de seguridad tales como matafuegos dando vueltas y ya vencidos?
6	Hay cables sueltos y/o a la vista?
7	Hay carpetas viejas, sin etiquetar o rotas?
8	Es complicado para visitantes y/o clientes encontrar a la persona y/o escritorio adecuado?
9	Hay cestos de basura repletos?
10	Hay momentos donde faltan elementos de trabajo?
11	Hay espacio valioso ocupado por elementos indeseados o que no se usan?
12	Hay desorden generalizado en su oficina o lugar de trabajo?
13	Hay documentos, carpetas, papeles, brochures, etc mezclados?
14	Hay polvo, suciedad, telas de araña en rincones y esquinas?

Entonces las 5S

Implementarlas en oficinas tiene beneficios concretos:

Crea lugares de trabajo organizados.
Mejora radicalmente el tiempo de búsqueda de documentos.
Crea sensación de pertenencia.
Mejora la productividad y la eficiencia.
Reduce los tiempos de respuesta a los clientes
Ayuda a identificar y eliminar las pérdidas.

Algunas pistas básicas

1ªS SEIRI: Separar lo necesario de lo innecesario (incluye documentos, ficheros, planos, informes, elementos de oficina, etc.)

Para comenzar a separar debemos fijar criterios claros. Por ejemplo: ¿se ha usado ese documento durante el mes pasado?
Un ejercicio para facilitar la actividad es diferenciar entre elementos necesarios (todos aquellos requeridos para el funcionamiento efectivo del lugar de trabajo, en las cantidades adecuadas) y elementos deseados (por ejemplo 20 lapiceras en un portalápices, muchas de las cuales ya no funcionan, otras 20 en el cajón del escritorio, viejos documentos guardados con la idea de que algún día volveremos a usarlos)
Las estadísticas muestran que la cantidad de documentación descartada se corresponde aproximadamente con la mitad de la generada!!
Las campañas deben orientarse a minimizar la cantidad de documentos y materiales que se mantienen a mano.

2ªS SEITON: Un lugar para cada cosa/dato y cada cosa/dato en su lugar

5 claves nos pueden ser útiles en esta etapa:

Eliminar los tiempos perdidos en la búsqueda de información y/o elementos de oficina (lápiceras, abrochadoras, etc)
Facilitar el acceso a los elementos de uso cotidiano
Facilitar la devolución de las cosas a su lugar habitual
Almacenar/identificar de manera que cualquiera pueda verlo rápidamente
Evitar las “colecciones” particulares.

Es el momento también para reorganizar el layout de la oficina y fijar criterios desafiantes. Por ejemplo: si tardamos más de 30 segundos en encontrar un documento, entonces hay que seguir mejorando!!

3ªS SEISO: Limpieza es inspección

Implica sostener la metodología por medio de las acciones cotidianas. Por ejemplo: pasar el antivirus a la computadora, revisar y separar los documentos incompletos, a punto de expirar, vencidos, etc.

4ªS SEIKETSU: Limpieza estandarizada

Llegó el momento de fijar:

Políticas para la retención de documentos, manejo del inventario, descarte
Procedimientos para almacenaje, etiquetado, lugares de guardado
Reglas como por ejemplo: apagar su computadora antes de irse, dedicar 5 minutos diarios a organizar sus archivos físicos e informatizados, etc.

5ªS SHITSUKE: Disciplina

Este último paso nos habla del hábito, de transformar las 5S en parte de la rutina de trabajo. Para eso: entrene a todos en la metodología (asegúrese que las personas nuevas son inducidas de inmediato!!); verifique que las mejores prácticas se comparten; realice auditorías; comunique de manera repetida los objetivos y los beneficios.

Ejemplo de 1º S en oficina